SERVIÇO DE CONTROLE INTERNO

INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001, DE 03.05.2007.

Estabelece normas para a administração de material e patrimônio.

O SERVIÇO DE CONTROLE INTERNO DA CÂMARA MUNICPAL DE MONTE ALEGRE DE MINAS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei Municipal nº 1953 de 07/03/2001:

RESOLVE

Implantar ações no âmbito da administração de material e patrimônio direcionadas a melhoria da qualidade do serviço no almoxarifado e no setor de patrimônio da Câmara Municipal.

1. Constituem atividades básicas do almoxarifado:

........1.1 - O recebimento e o aceite;
........1.2 - A estocagem;
........1.3 - A localização;
........1.4 - A conservação e a preservação;
........1.5 - A distribuição;
........1.6 - A previsão de controle;
........1.7 - O inventário;
........1.8 – Legislação.
........1.1 - Do Recebimento:
........1.1.1 - Consiste em receber do fornecedor o material solicitado;
........1.1.2 - Quando do recebimento dos materiais adquiridos, deverão proceder da seguinte forma:
a) efetuar a conferência dos itens de materiais, bem como sua qualidade;
b) verificar se a nota fiscal das mercadorias está de acordo com a nota de empenho e dentro do prazo de validade para emissão;
c) todo material adquirido pela Câmara, com alto grau de especificação, deverão passar pela inspeção do setor requisitante.
d) observar o art. 15 §8º da Lei 8666/93 – “ O recebimento de valor superior ao limite estabelecido no art. 23 – para a modalidade convite, deverá ser confiado a uma comissão’

1.2 - Da Estocagem:

1.2.1 - Consiste em colocar os materiais em locais pré-estabelecidos dentro ou fora do almoxarifado.
1.2.2 - O almoxarifado, quando da estocagem dos materiais adquiridos, deverão proceder da seguinte forma:
a) os materiais deverão ser estocados ordenadamente em prateleiras, estantes ou estrados, observando a altura, forma, peso e movimentos;
b) obedecer, rigorosamente, a localização pré-estabelecida;
c) proceder, para fim de suprimento, à abertura de apenas uma embalagem de determinado material, devendo os demais ficar selados até necessária utilização;
d) garantir a qualidade do produto estocado em condições ambientais exigidos para este fim.

1.3 - Da Localização:

1.3.1 - Consiste em facilitar a perfeita localização dos materiais estocados sob a responsabilidade do almoxarifado;
1.3.2 - O almoxarifado, quando da localização dos materiais adquiridos, deverão proceder da seguinte forma:
a) a localização dos materiais na unidades de estocagem dar-se-á de forma alfa-numérica, observando a natureza e características dos materiais, tais como: materiais de expediente, materiais de copa e cozinha, materiais impressos, materiais de higiene, limpeza, elétricos e hidráulicos;
b) utilizar os critérios previamente estabelecidos, visando à identificação do posicionamento físico dos materiais em unidade de estocagem.

1.4 - Da Conservação e Preservação:

1.4.1 - Consiste em manter os materiais arrumados em suas embalagens originais e preservados de desgastes;
1.4.2 - O almoxarifado, quando da conservação e preservação dos materiais adquiridos, deverão proceder da seguinte forma:
a) manter organizado o almoxarifado;
b) inspecionar, periodicamente, todos os materiais sujeitos a corrosão e deterioração, protegendo-os contra efeitos do tempo, luz e calor;
c) não permitir a entrada de pessoas estranhas;
d) fazer revisão periódica nas instalações e equipamentos de segurança.

1.5 - Da Distribuição:

1.5.1 - Consiste em atender com precisão às requisições dos setores usuários no prazo devido;
1.5.2 - O almoxarifado, quando da distribuição dos materiais adquiridos, deverão proceder da seguinte forma:
a) elaborar um calendário de solicitação de material determinando data para o atendimento aos setores;
b) excetuam-se os setores caracterizados de urgência que deverão ter o atendimento imediato;
c) o atendimento das requisições de materiais deverá obedecer sempre a estocagem mais antiga.

1.6 - Da Previsão de Controle de Estoque:

1.6.1 - Consiste em levantar os saldos e itens já solicitados para estabelecer os níveis de estoque para o atendimento necessário quando requisitado.
1.6.2 - O almoxarifado quando do controle de níveis de estoques, deverá proceder da seguinte forma:
a) a administração de material utiliza-se dos níveis de estoques para o controle físico dos itens tais como:
a.1) estoque máximo;
a.2) estoque mínimo;
a.3) estoque de reposição;
b) todo e qualquer item deve ser solicitado a sua compra quando atingir o nível de reposição, evitando assim que ocorra a falta do material;
c) a quantidade solicitada deverá ser a diferença entre o estoque existente e o estoque máximo;
d) o estoque máximo deverá ser igual a 90 (noventa) dias, o que corresponderá a 03 (três) vezes o consumo médio mensal do material.

1.7 - Do Inventário

1.7.1 - Consiste em efetuar o levantamento ou contagem dos materiais existentes, para efeito de confrontação com os estoques anotados nos fichários de estoques;
1.7.2 - O almoxarifado, quando do inventário dos materiais adquiridos, deverá proceder da seguinte forma:
a) efetuar a conferência periódica das quantidades de materiais em estoque e estados dos materiais estocados, bem como a correção de deficiência de controle nas operações de suprimentos de materiais;
b) efetuar o fechamento mensal dos materiais estocados.

1.8 – Da Legislação:

1.8.1 – Lei 8.666/93;
1.8.2 – Instrução 08/2003 TCE/MG, art. 5º - Com vista à fiscalização periódica deste Tribunal, os órgãos e entidades da Administração Direta e Indireta instituirão a prática dos seguintes controles, dentre outros, consoantes normas próprias que vierem a baixar sobre as seguintes matérias:
IV – criação de regime de almoxarifado, com controles de entrada e saída de materiais pelo custo médio ponderado.

2 . Constituem atividades básicas do serviço de patrimônio:

Dos bens patrimoniais móveis:
2.1 – Inventário;
2.2 - Classificação;
2.3 – Incorporação;
2.4 – Controle;
2.5 – Baixa;
2.6 – Transferência.
2.1 – Dos Inventários:
2.1.1 - Os bens patrimoniais serão inventariados semestralmente, no período de 02 a 20 de junho e de 01 a 20 de dezembro, observado o que dispõe a IIN/TCMG 08/2003- art.5º inciso VIII e a presente Instrução;

2.1.2 - O inventário dos bens móveis e imóveis será realizado pelo servidor responsável pelo setor de patrimônio da Câmara;

2.1.3 - O resultado final dos inventários será encaminhado pelo responsável do setor de patrimônio à Contabilidade e ao Serviço de Controle Interno da Câmara Municipal.

2.2 – Da classificação:

2.2.1 - Os bens móveis de propriedade da Câmara classificam-se em 02 (dois) grupos:

a) bens individualizados - os que individualmente podem ser identificados por suas características próprias de fabricação;

b) bens agrupados - os que não possuem características próprias de fabricação.

2.3 - Da incorporação:

2.3.1 - A incorporação de bens móveis à conta do ativo permanente da Câmara far-se-á através de:

a) compra ou doação, com base no respectivo processo de compra ou de doação;

2.3.2 - A doação de bens móveis a Câmara Municipal por terceiros, dependerão de autorização do Presidente da Câmara, em processo devidamente instruído pelo setor de Patrimônio.

2.4 - Do controle:

2.4.1 - Para fins de cadastramento e controle será atribuído aos bens móveis um número de tombamento feito por chapa ou etiqueta;
2.4.2 - O número de tombamento atribuído a um bem móvel é certo e definitivo, não podendo ser aproveitado em outro bem;
2.4.3 – O Setor de Patrimônio providenciará ficha individual para cada bem patrimoniado, contendo descrição, alocação, situação de uso, valor atual e data de aquisição;

2.4.4 - O Setor de Patrimônio exercerá o controle global dos bens móveis no âmbito da administração, enquanto que haverá também um controle a nível setorial, onde os responsáveis assinaram um termo de responsabilidade pelos bens que estão alocados em seu respectivo setor;

2.4.5 - Os bens móveis serão vinculados ao imóvel onde se acham localizados;

2.4.6 - As alterações procedidas em um bem móvel deverão ser comunicadas ao Setor de Patrimônio;

2.4.7 - Os bens móveis adquiridos com recursos provenientes de convênios ou acordos e que, por disposição deste, tenham que ser restituídos após o seu término, deverão ser objeto de controle específico.
2.4.8 – Qualquer transferência ou empréstimo de bem patrimonial, deverá ser documentado e controlado pelo setor.

2.5 - Da baixa:

2.5.1 - A baixa de bens móveis decorrerá de extravio, transferência para o município e/ou inservibilidade;

a) - A baixa de qualquer bem móvel dependerá de autorização do Presidente da Câmara, em processo devidamente instruído com laudo de avaliação e parecer do Setor de Patrimônio;

2.5.2 - Os bens móveis considerados extraviados serão objeto de baixa, tão logo se caracterize o fato, independentemente das providências administrativas tomadas para apurar responsabilidades.

a) – O Setor de Patrimônio comunicará de imediato, a ocorrência do fato ao dirigente do órgão.

b) - Os bens localizados após a baixa serão re-incorporados às Contas do Ativo Permanente da Câmara.

2.6 - Da transferência:

2.6.1 - A transferência de bens móveis ocorrerá somente entre órgãos da administração direta e dependerá da anuência do dirigente do órgão cedente expressa na própria guia de transferência.
Dos bens patrimoniais imóveis:
2.1 – Incorporação;
2.2 - Controle;
2.3 – Baixa;
2.4 – Transferência;
2.5 – Locação de Imóveis de Terceiros.

2.1 - Da incorporação:

2.1.1 - A incorporação de bens imóveis às Contas do Ativo Permanente da Câmara far-se-á através de:

a) - compra, doação, permuta e sentença judicial, com base no respectivo processo que deu origem ao fato;

b)- construção, com base na documentação exigida por lei para esse fim.

2.1.2 - A doação, a permuta e a compra de bens imóveis dependerão de autorização do Presidente da Câmara, em processo devidamente instruído pelo Setor de Patrimônio.

2.1.3 - A cessão ou empréstimo de bens imóveis a Câmara Municipal não será objeto de incorporação e terá controle específico.

2.1.4 - A incorporação de bens imóveis ao patrimônio da Câmara Municipal será feita pelo Setor de Patrimônio, com base em processo devidamente instruído.

2.2 - Do controle:

2.2.1 - Para fins de cadastramento e controle será atribuído a cada bem imóvel um número de tombamento;
2.2.2 - O número de tombamento atribuído a um bem imóvel é certo e definitivo, não podendo ser aproveitado em outro bem;

2.2.3 – O Setor de Patrimônio manterá cadastro de todos os bens imóveis de propriedade da Câmara Municipal;

2.2.4 – O Setor de Patrimônio exercerá fiscalização quanto ao uso dos bens imóveis;
2.2.5 - Os bens imóveis adquiridos com recursos provenientes de convênios ou acordos e que, por disposição destes, tenham que ser restituídos após o seu término, deverão ser objeto de controle específico.

2.3 - Da baixa:

2.3.1 - A baixa de bens imóveis decorrerá de alienação ou demolição;

2.3.2 - A alienação de bens imóveis se processará sob forma de venda, doação ou permuta;

a) - A alienação de qualquer bem imóvel dependerá, além de prévia autorização do Poder Legislativo, de autorização do Chefe do Poder Executivo, em processo devidamente instruído com laudo de avaliação e parecer do Setor de Patrimônio.

b) - O processo de alienação, sob a forma de permuta, além de atender ao que determina o parágrafo anterior, deverá conter também laudo de avaliação dos bens oferecidos a Câmara Municipal;
2.3.3 - A venda de bens imóveis de que trata esta Instrução será realizada por uma comissão de alienação instituída pelo Presidente da Câmara.

2.4 - Da transferência:

2.4.1 - A transferência de bens imóveis ocorrerá somente entre órgãos da administração direta, e dependerá da anuência do dirigente do órgão cedente, expressa na própria guia de transferência.


2.5 - Da locação de imóveis de terceiros:

2.5.1 – A Câmara Municipal poderá locar imóveis de propriedade de terceiros para atender necessidades do Poder Legislativo;

a) - Os recursos necessários à locação de imóveis serão alocados no orçamento da Câmara Municipal;
2.5.2 - O processo de locação deverá ser instruído com cópia do registro do imóvel, planta baixa ou croquis, certidões negativas de débitos junto à Fazenda Estadual, Prefeitura a cuja jurisdição pertence o imóvel, CEMIG, SEMAE.

2.5.3 - Nas locações com vigência superior a um ano o reajuste do valor mensal do aluguel ocorrerá a cada período de 12 (doze) meses, tomando-se por base os índices de variação da INPC, ou outro instrumento legal que venha a ser instituído.

a) O reajuste do valor mensal do aluguel decorrente de prorrogação ou renovação de contrato de locação obedecerá ao disposto anteriormente;
2.5.4 - As despesas com a celebração de contrato de locação, inclusive as de publicação em Órgão Oficial do Município, correrão por conta do locador.

a) - A publicação de que trata este artigo poderá ser feita de forma resumida, desde que contenha os principais elementos do contrato.
Da Legislação a ser cumprida pelo setor de Patrimônio:
Lei 4320, arts. 94, 95, 96, 106, incisos I ao III;
Lei 101/2000, arts. 44, 45;
IN 08/2003 TCE/MG art. 2º, inciso VII e art. 5º, inciso VIII.

Da Legislação a ser cumprida pelo setor de Patrimônio:
Lei 4320, arts. 94, 95, 96, 106, incisos I ao III;
Lei 101/2000, arts. 44, 45;
IN 08/2003 TCE/MG art. 2º, inciso VII e art. 5º, inciso VIII.


CÂMARA MUNICIPAL DE MONTE ALEGRE DE MINAS, 03 DE MAIO DE 2007.