INSTRUÇÃO NORMATIVA 03/2007 DE 03/05/2007

Estabelece normas para pagamentos de empenhos e outros.

O SERVIÇO DE CONTROLE INTERNO DA CÂMARA MUNICIPAL DE MONTE ALEGRE DE MINAS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei Municipal nº 1953 de 07/03/2001.

RESOLVE

Implantar ações no âmbito do pagamento de empenhos e outros, direcionados a melhoria da qualidade do serviço de processo de despesa da Câmara Municipal.

* Início do pagamento:

Dá-se início ao pagamento processando a liquidação da despesa. Essa fase representa a confirmação de que o material foi recebido e ou o serviço executado tendo o fornecedor apresentado à documentação que o habilita a receber o pagamento. Desde que a documentação esteja completa, nesse instante o fornecedor torna-se credor da Câmara Municipal de Monte Alegre de Mina

* Os procedimentos nessa fase são os seguintes:

1. Almoxarifado, patrimônio ou compras, recebem do fornecedor o material/serviço e a documentação fiscal correspondente verificando se o material está de acordo (ou o serviço executado a contento). O recebimento do material (ou serviço) deve estar atestado e datado no documento fiscal pelo servidor/área solicitante do material ou serviço, passando a documentação para a contabilidade;

2. O processo de liquidação é encaminhado à contabilidade para conferência dos dados cadastrados (data de recebimento, número da documentação fiscal etc.), bem como da documentação apresentada. Essa fase é de extrema importância, pois é esta conferência que garante a exatidão dos dados para o efetivo pagamento.

3. A contabilidade então consolida as liquidações de despesa, com o preenchimento da Nota de Autorização de Pagamento (NAP). A programação do pagamento ocorrerá automaticamente, e a situação da liquidação da despesa passa "Para Pagamento". A consolidação obrigatoriamente deverá ser feita com antecedência mínima de dois dias da data prevista para o pagamento do fornecedor. O processo de pagamento deverá ser encaminhado à Seção de Tesouraria, permanecendo na unidade até que o pagamento seja efetivado.

a) A NAP (Nota de Autorização de Pagamento) seguirá para a Seção de Tesouraria;

b) Chegando a NAP à Tesouraria, deverá ser verificado se a mesma está apta para ser realizado o pagamento:
- Processo está completo: Requisição, Nota de Empenho (se for despesa Ordinária, Estimativa ou Global se for o último pagamento) e a NAP;
- A Requisição, a NE e a NAP, deverão conter as assinaturas dos responsáveis pela aprovação e/ou autorização para a realização da despesa;

c) Análise da documentação proceder-se-á da seguinte forma:
- Deverá verificar se no processo encontra-se toda a documentação necessária:
- Nota fiscal: sem rasura, dentro do prazo de validade, com endereço correto, valor de acordo com o objeto da despesa, liquidação do fornecimento e/ou prestação de serviços, descontos na nota do tipo: Prestação de Serviços de Pessoa Jurídica = ISS Pessoa Física.
- Exame de liquidação de despesa totalmente preenchido;

d) Separar as NAP´S a serem pagas por ordem cronologica (vencimentos);

- Emitir os cheques;
- Anotar na NAP e a OP (Ordem de pagamento) com o número do cheque correspondente á aquela despesa;
- Realizar o pagamento junto aos fornecedores;
- Anexar o documento autenticado pela Instituição Financeira, verificando a exatidão do pagamento, depois anexá-lo no respectivo processo;

4. A Seção de Tesouraria providencia O CRÉDITO NA CONTA DO CREDOR, com base nos dados cadastrados.

5. Os processos de pagamento concluídos deverão ser encaminhados à Seção de Contabilidade para arquivamento de acordo com Instrução Normativa TC 08/2003.
Obs: Todos os documentos bancários (guias autenticadas, borderô de créditos, comprovantes de depósitos, cópias de cheques etc.) serão arquivados pela Seção de Contabilidade.
- Conferir o documento autenticado pela Instituição Financeira, verificando a exatidão do pagamento, depois anexá-lo no respectivo processo;

* Despesas com Viagem

a) Aos servidores e vereadores da Câmara Municipal de Monte Alegre de Minas, que se afastarem temporariamente da respectiva sede a serviço, sendo este pago com adiantamento e/ou reembolso de viagem, a título de indenização das despesas de alimentação, estadia e deslocamento;

- O pedido deverá ser feito de forma formalizada, clara e objetiva, de modo que a autoridade competente conheça a natureza e a finalidade da missão;

- O pedido deverá ser formalizado, junto à Seção competente no mínimo 48 (quarenta e oito) horas antes da data da viagem;

- A autorização pelo Ordenador de Despesas, proceder-se-á mediante a exposição de motivos fundamentada, demonstrando o vínculo entre o desempenho de suas funções, inerentes a atividade pública.

* Da Prestação/Comprovante de Pagamento de Viagens

1) O adiantamento e/ou pagamento de REEMBOLSO DE VIAGEM deverá ser comprovado com os seguintes documentos:

-O relatório-resumo de viagem, autorização para o uso de veículo, quando se tratar de viagem em veículo oficial;
-Relatório-resumo de viagem e o bilhete de passagem quando o transporte utilizado for o coletivo;
-Relatório, ata de presença de reunião ou certificado de participação em eventos, conforme o caso;
-Autorização de viagem expedida pela autoridade competente.

2) No caso de transporte aéreo ou uso de veículo particular do servidor e/ou , deverá ser anexada justificativa circunstanciada, firmada pelo Ordenador de despesa, explicando a urgência e inadiabilidade ou conveniência;

* Tramite da Documentação

3) O requerente do adiantamento e/ou reembolso encaminhará a solicitação da mesma, junto à Seção de Tesouraria;

4) A Seção de Tesouraria encaminhará a solicitação com as devidas assinaturas de aprovação para a Seção de Contabilidade, para a confecção da NE (Nota de Empenho) e da NAP (Nota de Autorização de Despesa), processo este que ocorre simultaneamente;

5) Na prestação de contas será apresentado à Seção competente o relatório de viagem;

CÂMARA MUNICIPAL DE MONTE ALEGRE DE MINAS, 03 DE MAIO DE 2007.