INSTRUÇÃO NORMATIVA 02/2007 DE 03.05.2007

Estabelece normas para concessão, aplicação e comprovação de adiantamento.

O SERVIÇO DE CONTROLE INTERNO DA CÂMARA MUNICPAL DE MONTE ALEGRE DE MINAS, no uso das atribuições que lhe são conferidas pela Lei Municipal nº 1953 de 07/03/2001:

RESOLVE

Art. 1º - A concessão de adiantamento a servidor e/ ou agente do Poder Legislativo, reger-se-á pelas normas estabelecidas nesta Instrução, em consonância com a Lei Municipal 1958, de 20 de abril de 2001 e Lei Federal 4.320/64.

Art. 2º - O adiantamento consiste na entrega de numerário a servidor e/ou agente do Poder Legislativo, sempre precedido de empenho na dotação própria para o fim de realizar despesas que não possam subordinar-se ao processo normal de aplicação.

1º - Não será concedido adiantamento a servidor em alcance, nem a responsável por dois adiantamentos.

2º - Conceder-se-á adiantamento somente a:

I - titular de cargo de direção ou função de chefia;

II – ocupante de cargo de motorista;

III – agentes políticos;

3º - A concessão de adiantamento importará na delegação de competência para expedição de ordem de fornecimento ou serviço, bem como para pagamento e prática de todos os outros atos necessários à realização da despesa.

Art. 3º - O adiantamento de numerário a servidor e/ou agentes políticos somente ocorrerá no caso das despesas:

I – custas judiciais e emolumentos;

II – de pequeno valor e de pronto pagamento; (pedágio e estacionamento, lanches e serviços de táxi, serviços de comunicação, telefonia e correios,aquisição de obras judiciais e contábeis de interesse dos serviços públicos municipais, exceto gastos com chicletes, balas, picolés, bombons e derivados).

III – extraordinários e urgentes;

IV – transporte em geral;

V – combustível, quando o agente público utilizar veículo próprio;

VI – inscrições em cursos, seminários, treinamentos.

1º - O deslocamento do servidor e/ou agente político, a serviço da Câmara Municipal, será, obrigatoriamente, precedido de autorização formal do ordenador de despesa, no processo do adiantamento.

Art. 4º - A requisição do adiantamento conterá:

I - exercício financeiro a que se refere à despesa;

II - nome, cargo ou função do responsável pelo adiantamento;

III - unidade orçamentária;

IV - prazo de aplicação;

V - fundamento legal;

VI - finalidade a que se destina o adiantamento;

VII - classificação funcional - programática da despesa;

VIII - identificação dos elementos de despesas e o respectivo valor;

IX - o valor do adiantamento em algarismo e por extenso;

X - assinatura do requisitante responsável pelo adiantamento, devidamente identificado;

XI assinatura do ordenador de despesa;

XII – visto do serviço de controle interno.

Art. 5º - O adiantamento será concedido pelo Ordenador de Despesa da Câmara Municipal.

Art. 6º - O prazo para aplicação do adiantamento é de 10 (dez) dias.

Parágrafo Único - A juízo do ordenador da despesa, mediante justificativa do responsável pelo adiantamento, formulada no decorrer do prazo inicialmente concedido, admitir-se-á prorrogação deste, observado o limite estabelecido no parágrafo anterior.

Art 7º - A aplicação do adiantamento não poderá divergir das finalidades constantes da respectiva requisição.

Art. 8º - A importância concedida a título de adiantamento será efetuado diretamente ao responsável por meio de cheque nominativo ou ordem de pagamento.

Art. 9º - O adiantamento destinar-se-á somente ao pagamento de serviço ou fornecimento realizado a partir da data do seu recebimento ou do crédito, até a data final do prazo fixado para sua aplicação.

Parágrafo Único - Os pagamentos feitos em dia anterior ou posterior ao prazo de aplicação do adiantamento serão glosados e lançados à responsabilidade do servidor e/ou agente político.

Art. 10 - O adiantamento deve ser escriturado como despesa efetiva na dotação própria e lançado, concomitantemente, à responsabilidade do titular do adiantamento, em conta de compensação.

Art. 11 - O prazo para apresentar prestação de contas do adiantamento de viagem é de 05 (cinco) dias contados da realização da despesa, ou do retorno ao Município.

Art. 12 - O saldo de adiantamento deve ser recolhido através de GD - Guia de Depósito, juntamente com as importâncias arrecadadas, a crédito da mesma conta em que foi debitada no momento da sua concessão, no prazo constante no art. 6º para aplicação ou na data do cancelamento, quando for o caso.

Parágrafo Único - A via autenticada do Recibo de Depósito deverá fazer parte do processo da comprovação do adiantamento para documentar o lançamento de anulação da despesa e baixa da responsabilidade.

Art. 13 - O ordenador de despesa poderá cancelar o adiantamento concedido, ficando, nesta hipótese, o vencimento do prazo de aplicação antecipado para o 1º (primeiro) dia útil após a data em que o responsável tomar conhecimento da decisão.

Parágrafo Único - Caso não tenha sido realizada despesa até a data do cancelamento, o responsável pelo adiantamento recolherá o valor integral de acordo com previsto no art. 12, no que couber, sem prejuízo da obrigação de apresentar a comprovação na forma estabelecida nesta Instrução.

Art. 14 - Ao responsável pelo adiantamento cabe fazer, pessoalmente, a sua comprovação, através de processo administrativo regularmente protocolado no órgão concedente.

1º - A comprovação será apresentada à Seção de Tesouraria, até o 1º (primeiro) dia útil contado do vencimento do prazo fixado para a prestação de contas do adiantamento de viagem e/ou prazo para aplicação do adiantamento.

2º - A comprovação de adiantamento deve ser constituída, no que couber:

I - de cópia do ato que concedeu o adiantamento;

II - de cópia do ato que determinar o seu cancelamento;

III - de cópia de ato de prorrogação;

IV - dos comprovantes das despesas realizadas, numerados seguidamente, mesmo quando a comprovação for constituída de mais de um volume;

V – comprovante de recolhimento do saldo, se houver, aos cofres públicos.

3º - Os descontos concedidos nos pagamentos, em virtude de lei, contrato, contribuição especial e outros, devem ser demonstrados no próprio documento comprobatório do gasto, devendo a despesa ser incluída na comprovação pelo valor líquido.

4º - Os documentos comprobatórios de despesas serão nominativos a Câmara Municipal de Monte Alegre de Minas, constando CNPJ, endereço completo, data, quitação, placa e quilometragem do veículo, quando for o caso.

Art. 15 - As despesas realizadas através de adiantamento serão comprovados mediante:

I - recibo, no caso de fornecimento e serviços prestados por pessoas físicas;

II - documento fiscal, com indicação expressa de que o pagamento foi efetuado, ou acompanhado de recibo, no caso de fornecimentos ou serviços prestados por pessoa jurídica.

1º - Quando recibo for passado a rogo, deve conter assinaturas de duas testemunhas que assistiram ao ato.

2º - Nos documentos comprobatórios de despesas será obrigatoriamente aposto, sob pena de glosa do respectivo valor, o atestado de que o material foi recebido ou de que o serviço foi prestado.

3º - Não serão aceitos documentos rasurados e ilegíveis.


Art. 16 - A comprovação do adiantamento será examinada pela Seção de Tesouraria, pela Seção de Contabilidade que fará os lançamentos de anulação e baixa de responsabilidade, e após a verificação da sua regularidade, deverá submetê-la devidamente instruída, ao ordenador de despesa e ao Serviço de Controle Interno.

1º - Aprovada a comprovação, o Serviço de Controle Interno a devolverá a Seção de Contabilidade, para posterior análise do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais.

2º - O processo referente a adiantamento concedido com prazo de aplicação vencido na data final do exercício financeiro será encaminhado, até o 10º (décimo) dia útil do exercício subseqüente, ao Serviço de Controle Interno, sob pena de inscrição de responsabilidade e instauração de Tomada de Contas Especial.

Art. 17 - A restituição do saldo de adiantamento será contabilizada:

I - como anulação de despesa, quando ocorrer no mesmo exercício financeiro;

II - como indenização, quando ocorrer após o exercício financeiro.

Parágrafo Único - O documento de recolhimento do saldo deverá conter as seguintes indicações:

I - denominação da unidade emitente;

II - data, banco e agência recebedora do depósito;

III - número da conta a creditar;

IV - número da Nota de Empenho;

V - a importância, em algarismo e por extenso;

VI - nome e assinatura do depositante;

VII - o motivo do depósito;

VIII - autenticação da Caixa Econômica Federal;

IX – assinatura do responsável pelo adiantamento;

X – visto do chefe de tesouraria, do ordenador de despesas e do serviço de controle interno.

Art. 18 - É vedado realizar, pelo regime de adiantamento, despesas:
I - com a aquisição de equipamentos que, por sua característica ou natureza, exijam o registro na Seção de Material e Patrimônio;
II – com serviços de terceiros e com aquisição de materiais que possam ser atendidos mediante contrato formal;
III - com a aquisição de materiais idênticos ou similares aos existentes e disponíveis no Almoxarifado da Câmara Municipal para uso no mesmo local;
IV – com o pagamento de multas de infração de trânsito, as quais serão suportadas pelo servidor e /ou agente político responsável.

Art. 19 - Os comprovantes que não se revestirem dos requisitos legais e os pagamentos efetuados em desacordo com a finalidade a que se destinou o adiantamento serão glosados.

1º - Na hipótese de glosa parcial ou total, considerar-se-á em alcance o servidor e/ ou agente político, sem prejuízo da apuração de sua responsabilidade.

2º - Da decisão do dirigente do órgão ou entidade, que ordenar a glosa cabe ao servidor e/ou agente político, no prazo de 05 (cinco) dias úteis contados da notificação, recurso, administrativo ao Ordenador de Despesas.

3º - Esgotado o prazo sem que o servidor e/ou agente político tenha recolhido a importância glosada ou interposto o recurso, o Ordenador da Despesa o notificará no prazo de 05 (cinco) dias úteis, recolher aos cofres públicos o valor atualizado da glosa.

4º - A importância glosada recolhida nos termos do parágrafo anterior, ou o provimento do recurso descaracterizará o alcance, dando-se como liquidada a comprovação do adiantamento.

5º - Quando, no processo de comprovação de adiantamento, houver glosa ou denegação do recurso administrativo, a Seção de Contabilidade só baixará a responsabilidade mediante a prova de recolhimento integral aos cofres públicos da importância glosada.

Art. 22 - Fica a Seção de Tesouraria obrigada a remeter ao Ordenador de Despesas e ao Serviço de Controle Interno, até o 5º (quinto) dias de cada mês, demonstrativo dos adiantamentos concedidos, indicando respectivos prazos de aplicação, cancelamento e prorrogação, relativamente ao mês anterior, classificando-os em comprovados e não comprovados.

Parágrafo Único - Poderá ser usado o ANEXO VII, da Instrução Normativa nº 08/2006 do TCEMG.

Art. 23 – Faz parte integrante desta IN os Anexos:
ANEXO I - REQUISIÇÃO ADIANTAMENTO DE NUMERÁRIO DE SERVIDOR E/OU AGENTE POLÍTICO

ANEXO II - RESTITUIÇÃO DE SALDO DE ADIANTAMENTO DE NUMERÁRIO DE SERVIDOR E/OU AGENTE POLÍTICO

ANEXO III - RELATÓRIO DE VIAGEM E PRESTAÇÃO DE CONTAS DO ADIANTAMENTO

ANEXO IV - PARECER SOBRE PRESTAÇÃO DE CONTAS DE ADIANTAMENTO

CÂMARA MUNICIPAL DE MONTE ALEGRE DE MINAS, 03 DE MAIO DE 2007.